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制作沟通的重要环节——会议执行
演出制作事二三

制作沟通的重要环节——会议执行

勇敢的领导,跨越阶级(师生、资历、年龄)的平等沟通是极其重要的第一步。以专业对专业、就事论事。将专案制度以及重点期程,做一个完整的说明与对团队的要求配合期许。针对不熟悉制度的参与者,给予时间理解与反应。这绝不能受限于「在当下」的静默。

勇敢的领导,跨越阶级(师生、资历、年龄)的平等沟通是极其重要的第一步。以专业对专业、就事论事。将专案制度以及重点期程,做一个完整的说明与对团队的要求配合期许。针对不熟悉制度的参与者,给予时间理解与反应。这绝不能受限于「在当下」的静默。

纵然,多数认识的人看我,可能会就是一个认真的人。对所有的专案一旦承接都完全投入。而事实上,无论专案规模如何,或商业、艺术、活动,自己都是以一个促成进者(facilitator)的态度出发,去完成专案、团队所志。每一案或多或少都是一个挑战、一个鞭策。工作过程中,尽是穿针引线,将事情从起点进行到下一点接续。在流程中,讯息中继站以会议形式执行,规范、约束、讨论、决策,因而共识生成专案主轴。

建立信任、持平、开放、机密的制作环境

因此会议的执行过程就是演出制作管理掌握关键枢纽。执行会议前,首先要理解专案组织制度的原则。组织制度原则不应因人而异,而是承办人应就专案特质,研拟策略与制度搭配运用。会议流程的掌握、操作,若能够做到下述几点最佳,或尽力学习与建立。

要点勇敢的领导,跨越阶级(师生、资历、年龄)的平等沟通是极其重要的第一步。以专业对专业、就事论事。资浅的虚心做足准备,资深的谦逊领导。将专案制度以及重点期程,做一个完整的说明与对团队的要求配合期许。针对不熟悉制度的参与者,给予时间理解与反应。这绝不能受限于「在当下」的静默。尽力去阐述厘清制度的要求与期程上的连带配合效应。同时要对意见相左或矛盾时的解决判定方式,达到一致同意。最重要,要再三地强调身为一个制作管理者,在制作过程中的一个促成者的功能角色,建立一个极信任、持平、开放、机密的制作环境。规范建立后,执行时不忘例行检视。

要点二:完善与会资料的会前收集准备及呈现状态,以及会上临场需求的应变配合到位。避免因不周全准备,而导致未能有效达到共识。另外也避免耽误到期程发展。会议上,任何决定都因为当下所提供的资讯而来。资讯的完整与正确到位是绝对的关键点。因此要善用讯息发送方式,步步叮咛,建立惯性,与相互的依赖、共存意识,进而产生凝聚力,生产有影响力的作品。

归纳重点、条理分明的会议记录

要点三:制作管理者需要有能力,在会议过程中,聆听讨论过程,逻辑分析,同时针对讨论项目交叉比对提出疑点,引导决策方向,达成共识。会议记录的文字应该要简洁通顺,避免情绪形容词、错字,最好的方式就是将最后结论重点整理,由记录当场口述,经当下与会者确认,内容同意权,登录于本。会议记录需要在当日会议结束后,廿四小时内完成与发出。要注意的是,会议记录不是详述会议过程,不是记录每个人说的话,换句话说,不是笔录!

要点四:需要完成项目的时效日期与负责对象,确切登录在会议记录里。更需要的是追踪跟进(follow up)管理。也就是制作管理人要针对所列管项目做后续行动、处理的了解。它可能跟期程、预算、可行性有关。很有可能在跟进的过程中,就产生决策的必要性,主管者需要有绝对的主动性与侦测的敏锐度,提供项目部门负责人支援。这一点在整体制作期程上,是关键步骤。

主动、积极、缜密地安排会议沟通流程,方能建立制作管理的信任!

 

文字|林家文 个儿小 强烈意志 精准性格 慷慨的心

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