勇敢的领导，跨越阶级（师生、资历、年龄）的平等沟通是极其重要的第一步。以专业对专业、就事论事。将专案制度以及重点期程，做一个完整的说明与对团队的要求配合期许。针对不熟悉制度的参与者，给予时间理解与反应。这绝不能受限于「在当下」的静默。
纵然，多数认识的人看我，可能会就是一个认真的人。对所有的专案一旦承接都完全投入。而事实上，无论专案规模如何，或商业、艺术、活动，自己都是以一个促成进者（facilitator）的态度出发，去完成专案、团队所志。每一案或多或少都是一个挑战、一个鞭策。工作过程中，尽是穿针引线，将事情从起点进行到下一点接续。在流程中，讯息中继站以会议形式执行，规范、约束、讨论、决策，因而共识生成专案主轴。
建立信任、持平、开放、机密的制作环境
因此会议的执行过程就是演出制作管理掌握关键枢纽。执行会议前，首先要理解专案组织制度的原则。组织制度原则不应因人而异，而是承办人应就专案特质，研拟策略与制度搭配运用。会议流程的掌握、操作，若能够做到下述几点最佳，或尽力学习与建立。
要点一：勇敢的领导，跨越阶级（师生、资历、年龄）的平等沟通是极其重要的第一步。以专业对专业、就事论事。资浅的虚心做足准备，资深的谦逊领导。将专案制度以及重点期程，做一个完整的说明与对团队的要求配合期许。针对不熟悉制度的参与者，给予时间理解与反应。这绝不能受限于「在当下」的静默。尽力去阐述厘清制度的要求与期程上的连带配合效应。同时要对意见相左或矛盾时的解决判定方式，达到一致同意。最重要，要再三地强调身为一个制作管理者，在制作过程中的一个促成者的功能角色，建立一个极信任、持平、开放、机密的制作环境。规范建立后，执行时不忘例行检视。
要点二：完善与会资料的会前收集准备及呈现状态，以及会上临场需求的应变配合到位。避免因不周全准备，而导致未能有效达到共识。另外也避免耽误到期程发展。会议上，任何决定都因为当下所提供的资讯而来。资讯的完整与正确到位是绝对的关键点。因此要善用讯息发送方式，步步叮咛，建立惯性，与相互的依赖、共存意识，进而产生凝聚力，生产有影响力的作品。
归纳重点、条理分明的会议记录
要点三：制作管理者需要有能力，在会议过程中，聆听讨论过程，逻辑分析，同时针对讨论项目交叉比对提出疑点，引导决策方向，达成共识。会议记录的文字应该要简洁通顺，避免情绪形容词、错字，最好的方式就是将最后结论重点整理，由记录当场口述，经当下与会者确认，内容同意权，登录于本。会议记录需要在当日会议结束后，廿四小时内完成与发出。要注意的是，会议记录不是详述会议过程，不是记录每个人说的话，换句话说，不是笔录！
要点四：需要完成项目的时效日期与负责对象，确切登录在会议记录里。更需要的是追踪跟进（follow up）管理。也就是制作管理人要针对所列管项目做后续行动、处理的了解。它可能跟期程、预算、可行性有关。很有可能在跟进的过程中，就产生决策的必要性，主管者需要有绝对的主动性与侦测的敏锐度，提供项目部门负责人支援。这一点在整体制作期程上，是关键步骤。
主动、积极、缜密地安排会议沟通流程，方能建立制作管理的信任！
文字｜林家文 个儿小 强烈意志 精准性格 慷慨的心
