關於舞蹈文獻的管理，美國舞團有幾種做法，或是舞團自設文獻室，與其他舞團合聘顧問、或由自家行政人員接受訓練後來做文獻整理，或是選擇捐出文獻，由其他機構保存。而史料保存的工作不只在保存而已，還包含有效地運用史料，讓人們了解昔人的努力成果。
在上一期的文章中，我們談到一個舞團製作文獻記錄、系統分類，以及保存方法，也說明了舞蹈文獻需要多少人力、儲藏空間和經費。然而，由舞團自己來做史料保存並非不可能，而且也不是唯一的做法。面對人力與經費等困難，在這篇文章中，我們將繼續進一步來看美國舞團現行的做法，提供幾種解決的方案。
團校合作 專人管理
第一種是舞團自設文獻室。文獻史料一定要有專人管理，但對一般舞團來說，請一位專職的史料專家，似乎遠超出舞團的負荷。解決的方案之一，是和其他團合請一位顧問，其二是讓團裡的行政人員接受短期的文史工作訓練，在了解文史工作的基本方法之後，接下來的部分就比較容易了。管理文獻的人員，雖不必然一定要是團館專業人士，但還是有一些必要的條件：比方說耐心、細心、具邏輯觀念、熱愛舞蹈，並且要十分了解舞團的歷史。對他們來說，埋首於一堆文獻，發掘它們應有的價值，是一件最快樂的事。
一般來說，大學的圖書館系都有學生實習計畫，可以和他們聯繫，讓實習生來協助舞團的文獻整理工作；其他包括像錄影帶的攝製、照片、海報的電子化等，也可以與相關學校合作，借用他們的器材等等。
保存原版 捐出史料
第二種是選擇捐出文獻。如果評估之後發現，舞團無法自行設一個文獻室，也可以考慮和其他機構合作，將文獻捐給他們保存。目前，康寧漢舞團已經和紐約市立公共圖書館林肯中心表演藝術館裡的傑洛姆‧羅賓斯舞蹈部門（The Jerome Robbins Dance Division）開始執行舞團史料轉移計畫。而雅各枕舞蹈節則是和「舞蹈遺產聯盟」（Dance Heritage Coalition）合作，協助史料的保存。舞團可以選擇保存原版或副本，也一定都還保有文獻的使用權。
傑洛姆‧羅賓斯舞蹈部門是紐約市最重要的文化資產收藏者之一，自一九六四年起，它便是世界最大且涵蓋範圍最廣的舞蹈文獻中心。透過有彈性的史料計畫去保護各式舞蹈文獻。這個部門的功能不只是圖書館，它也是一個影片製造中心和專業舞蹈團體的諮詢顧問。
「舞蹈遺產聯盟」是以國家的力量，協助美國各地的舞團和舞蹈機構保存和整理他們的文獻，舞蹈遺產聯盟的工作，所著眼的不僅只是過去的史料，還包括現在正在發生的，和舞蹈未來的發展。在舞蹈遺產聯盟的網站上，還可以看得到更多關於舞蹈文獻的整理方法，另外他們也出版了簡易的操作手冊Beyond Dance和詳細的工作方法指導Dance Archives。
首先，列出有可能對你的文獻有興趣的機構清單，比方傳統藝術中心或文教基金會，就可以開始計劃，包括合作的可能性、合作模式以及準備工作（應該把每一件文獻的目錄及摘要做好，而不是把東西塞成一箱就可以了）等等。
此外，史料保存的工作並不僅只在將這些歷史記錄束諸高閣，保護得不見天日，而應該有效運用這些史料，讓人們了解昔人的努力和成果；與舞團合作的博物館或地方史料工作室，除了保存之外，也可以提供協助文物展出的資源。
經費多寡全看需求
最後談到經費的部分。史料工作的一大特點，是必須仰賴許多人來完成，也就是說必須從每一次的合作關係，來調整工作進度和目標。史料工作的進行，就像面對一地散亂的拼圖，一開始列出來的清單，就像是拼圖最後完成的圖像。瀕臨消失的文獻（崔莎‧布朗舞團六○年代錄製的影片，現在幾乎都快不能看了）應該是拼圖最先被找出來的邊框，在每一次合作機緣中逐步將這文獻拼圖填滿。也因此，經費預算的多寡，應視每個計畫的需求而定。以康寧漢舞團為例，每年用於文獻管理的費用並沒有一定的數額，但今年編列的預算是一百七十萬台幣，但像李蒙舞團，有些計畫就因為經費不足而慘遭擱置。
關於舞蹈文獻，還有一點特別值得注意。電腦目錄檢索，以及文獻的電子化，絕對是史料保存的趨勢。只不過科技的發展一來日新月異，二來某些技術可能只是發展的某一個階段並不完整（比方從VHS到V8到H8到數位錄影），舞團應隨時留意最新的科技發展，但絕不要想說要用最新的方法來保存。以上是美國的經驗，希望國內舞團可以分享參考這些保存舞蹈文獻的工作方法。
文字｜陳品秀 雲門舞行銷部文編
