演出製作事二三

無畏的回報反饋 製作的順利關鍵

在演出製作,無畏而開放的回報反饋通知行為,其實是不斷的更新資訊,是時時刻刻地保持一個組織在同步與進步的步調中,讓每個人都處於同一資訊水平。讓資訊在蒐集建立過程後被正確地理解,到在被運用的過程中,資訊能夠被確切地執行。

在演出製作,無畏而開放的回報反饋通知行為,其實是不斷的更新資訊,是時時刻刻地保持一個組織在同步與進步的步調中,讓每個人都處於同一資訊水平。讓資訊在蒐集建立過程後被正確地理解,到在被運用的過程中,資訊能夠被確切地執行。

回報反饋的存在與運作是一個演出製作順利的關鍵。

在企業體系,回報系統著重於用在績效管理上,追求企業最有利利益;也通常多是建立主管(上)對下屬(下)的階級關係。但是在表演製作組織裡,回報反饋除了存在於垂直管理,但在平行管理上更是重要。這是建立內部網「信任」、「效率」、「安全」的必要制度。

讓每個人都處於同一資訊水平

回報反饋不只是公務中的一個例行流程,它其實應該要被視為,身為組織成員應有的基本禮貌體現。它是在一個組織裡垂直管理中,向上溝通的必要步驟(approach)。在專案管理專業裡,回報制度的建立執行被視為是主管的責任。在一般的企業體系,制式工作的關鍵點是可以較容易被辨識進而成為檢查點。但是在演出製作管理,創意的發想萬種到實際的呈現過程裡,有千變萬化的可能與可行性,因而關鍵點的辨識往往是具有挑戰性的。

在演出製作,無畏而開放的回報反饋通知行為,其實是不斷的更新資訊,是時時刻刻地保持一個組織在同步與進步的步調中,讓每個人都處於同一資訊水平。讓資訊在蒐集建立過程後被正確地理解,到在被運用的過程中,資訊能夠被確切地執行。

既使以上這麼說明,需要大家了解回報反饋制度的必要性,但我們社會長久一來的教條式教育與階級式的人際關係中,要如何讓製作團隊成員作到透過無畏而開放的回報,來平等面對工作上的分層負責與彼此的連結性,並給予尊重?

身為事務的執行者(回報反饋者),首先要運用理性的同理心來整理思緒,邏輯分析,列出輕重緩急,依序進展,同時檢查橫向合作部門相連的緊密性,找出對事情結果具有其影響層面的關鍵點。認清回報反饋的用意,除了回應,更也是追蹤、更新、確認、證實、釐清、建議、提醒等多方面的貢獻!面對困難或是問題產生時,盡力設想一個可能可以解決的方案,在嘗試執行前,即時提出報告,尋求確認。當所提出的建議被懷疑、被推翻時,不故步自封地一味辯解。認識面對可能有的指責都是一種學習。執行者必須要能夠對自己執行能力有所認清與掌握,自信但不自負。

正確的聆聽與理解

而回報反饋必要性的檢查點有以下特徵:當有衝突時,譬如期程上,有兩個部門需要在同一空間及時間同時工作,如何判別?又,當事務在決定取捨上出現矛盾時,如何選擇?當溝通不良或是有誤會產生時,如何化解?當執行者對所付與之任務不理解時,必然需要回報來釐清任務內容、方向與結果導向。要清楚自己是否真的正確理解所聽到的訊息,要主動重述所聽到的話語內容給對方聽,即可確認雙方是否充分理解彼此,反之亦然。如情況是被逐字覆誦,聽者極有可能是完全沒有聽懂或理解對方所要傳達的真正意思。

最後,是有關聽報告的人應該有的態度。第一是能夠建立一個回報規則習慣,讓成員有規律的通報;利用社群便利性,建立階段性主動、簡潔訊息回報。第二是正確地傾聽,要從聽的內容提出正確的疑問,並誘導探討得出對的結果。第三是要能夠給予鼓勵,在團隊裡給予口頭是的認可,或是其他實質獎勵;即使有情緒,最後都必須要是正向的結論。 

知道害怕,願意去克服恐懼,能夠面對回報反饋的必要性,是成長的一個過程,也能夠因此茁壯,成為有智慧的能者。

 

文字|林家文 個兒小 強烈意志 精準性格 慷慨的心    

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