從二○○九年的高雄世界運動會及台北聽障奧運開、閉幕儀式，到二○一○年，與建國百年跨年煙火合體的台北國際花卉博覽會開幕活動，在這些有限且為數不多的經驗中，參與其中的幾位工作者從中指出了許多需要細想、省思的觀點，不只為將來可能舉行的類似演出提供參考，也給所有正規劃演出，接洽商演企畫的人們，一些值得考慮的建言。
奧運開閉幕典禮是全球關注的盛事，也是獨樹一格的表演藝術作品，它所調配、運用的人力布署、創意發想、文化根基、跨部合作與超高預算，都是各國百年難得、賭上資源與名聲的一次，也僅有一晚的演出。台灣現階段或許沒有舉辦奧運等級賽事的資格，我們卻能從過往的幾次類似盛會中習得經驗，一探此類演出的複雜與特出之處。明年此時，預計在台北舉辦的世界大學運動會，將迎來全球各地冉冉升起的體育新星，台灣的聲音又會以什麼樣的舞台語言、視覺效果，讓各地觀眾不只看見、聽見，更能感受地主的熱情與在地的文化特色。
從二○○九年的高雄世界運動會及台北聽障奧運開、閉幕儀式，到二○一○年，與的台北國際花卉博覽會合體的建國一百年跨年晚會，在這些有限且為數不多的經驗中，參與其中的幾位工作者從中指出了許多需要細想、省思的觀點，不只為將來可能舉行的類似演出提供參考，也給所有正規劃演出，接洽商演企畫的人們，一些值得考慮的建言。
一、演出有目標，使命必須達成：
曾打造高雄世運開、閉幕典禮，在國際間擁有眾多大型活動規劃經驗的安益國際展覽集團，其策略長翁桂穗認為，此類表演與一般藝術創作最大的不同在於：「它是有使命、有任務的一種委託。」於是，整個表演企畫團隊不只要為演出內容負責，也必須顧及主辦方的形象，「這些大型的運動賽事，都是一個國際品牌，不管是奧運或世界運動會的主辦單位，都有它的品牌精神。」於是，要規劃開幕儀式，就必須要將這樣的「定位」考慮進去，創作者一般在呈現自己的作品時，「跟自己的理念，跟我看世界、看社會的角度息息相關，出發點是很個人的，沒有太多必須向誰報告、跟誰溝通的責任。」翁桂穗說，然而這樣的國際賽事，光是透過全球轉播的觀眾人數就難以數計，也不可能掌握他們的背景與觀點，「於是這個演出就不是一種個人創作，必須是集體創作，也需要尋求大多數人的共識。」這裡的集體創作，包含了主辦方的意向、主辦地的意象與創作者的意念，與其說是一種限制繁多的創意發想，不如說是個必須想方設法、旁徵博引、集思廣益，才能面面俱到的挑戰。
以高雄世運來說，在籌備初期，創意團隊曾頻繁拜訪與高雄當地相關的各領域先進及地方人士，藉由深入的訪談去挖掘、認識在地，「台灣的認同一直都很多元，所以對於文化的詮釋角度，其實有很多種可能性。」翁桂穗說，他們希望了解的是「在一個地方的歷史、文化形塑過程中，什麼是高雄的特色。」接著，團隊要面對的是品牌定位，世界運動會與奧林匹克運動會的不同之處，在於運動項目、也在於它所著重的理念原非頂尖運動員的競爭，而是推廣運動的樂趣。明白了這樣的設定，才能更明確地將世運精神呈現出來，例如，開幕式中有社區媽媽跳排舞、年輕學生跳街舞，同場共舞的表演段落，即突顯了輕鬆無局限、人人可參與的運動形象。翁桂穗也說，這樣的演出創作「其實是很理性的。」除了要顧及各方想法、掌握跨文化的語言，還有必要的儀軌需遵循，對於不管是出身表演藝術領域，或來自影視產業的導演與創作人，都有不同程度的困難。或許，亦如各種藝術領域的作品一般，這樣的演出有它的形式與結構，當然也有其適於表現的手法和語彙。
二、時間不是敵人，少了它萬萬不能：
對於此類大型盛會來說，時間是最重要的因素，無論是必須準時開演、同步直播的壓力，或不得少於幾個月、最好不要短於一年的籌備期，它一分一秒逼得每個人喘不過氣，請務必遵守、事先詳讀行事曆。曾任兩廳院舞監、目前也負責監督戲劇院整修的資深劇場人林家文，分享了她曾參與的中英香港移交典禮：整場儀式的重頭戲，在於兩方旗幟必須以零時零分為基點，一下一上，不能晚一分、不能早一秒，「所有的流程安排，都是以秒計算。我在算時間（當時她擔任典禮舞監），製作人也在算、指揮老師也在算，大家都不能錯過那個最重要的時刻。」然而，兩方代表的講稿內容與時長卻不能事先曝光，講得快、講得慢、會講多久都是未知數，「等於是當場知道了那個時間點，然後開始計算，跟你真正的時間點差了多少、要怎麼填補。」賽事的開幕演出規劃，或是說任何一種演出規劃，都是依循這樣的道理，先有了開幕的日期，一步步往前回推，估算每個節點，但是「做一個event，最難的問題往往不是你有多少預算，而是你有多少時間。」
林家文後來參與了高雄世運開、閉幕和建國百年國慶演出，也曾擔任上海世博會開幕式製作經理，她認為台灣的團隊在做演出時，常容易忽略一個非常重要的階段：前置作業。「我們在做活動或商演的時候，常常被挑戰的是你的『創意』，事實上你有再好的創意，都需要前置作業的時間。當你要做這些事情、裝這些東西的時候，都要先想好了，再進去。」林家文接著說，「可是通常我們的前置作業時間都是最短的，把進劇場當作在開會，反正我東邊有A、西邊有甲，等進去了再把它們組裝起來。」她特別強調國外工作者對於前置作業的專業態度，也認為若沒有足夠的時間，被硬逼著在短時間內做出來的東西，往往成了成敗關鍵，「因為這是我『現在』能夠做出來、能夠負擔的東西。在台灣工作的時候，我常常覺得這是對我們自己傷害比較大的地方，不是我們想不出來，而是我們不給自己時間去發展。」
這個「時間」與前置作業的階段，不完全是延長籌備期就能得到的，而是在有了想法之後，如何去執行、設計、嘗試、研發的過程，故事與創意的呈現固然重要，找到可以相對應的配套措施，將腦中的構想、畫面順利實行，一樣至關重大，否則最後只能以眼下所能負擔的經費限制、人力調配等其他方式硬是達成目標，而這又將牽連甚廣，也可能造成更多製作上的問題。
三、亂事有重點，安全最優先：
先想像一場你所見過最大型的舞台劇演出，然後將所有數據、你所能看到的演員數量、布景細節、舞台服裝等等，乘上五十倍，甚至一百倍，大概就能稍微貼近大型盛會須具備的規模，這就是資深舞台監督楊淑雯在她曾參與的聽奧開幕式中所要解決的問題：場景所須各種大小道具的換景時間、倉儲空間與行動路線；每個段落動輒上百位的舞者、演員，以及他們所須的幕後梳化人力、行政管理、便當數量、休息區域、後台位置與出入通道；衣物的送洗清潔、掛置地點與所須配給的服裝管理人員；現場演出的各種技術cue點，以及與影像導播組的工作配合。光是一一羅列，已經頭暈目眩，還不包括排練階段與各種演出團體、支援學校的聯繫安排，以及排練場地的租借使用、跨部溝通等等細節，當然還有動用製作經費必須符合相關採購法條的種種規章程序。
楊淑雯也認為大型活動演出與一般劇場演出的基本目標不同，「可能是要展現國力，可能是要表現精神、促進城市經濟，然而做表演藝術的人想的不是這些，以我作為一個執行者來說，要去平衡兩者。在劇場裡，將導演與設計的創作理念完整地呈現出來是最好的狀態，但是當我在做一個活動、一個event的時候，順利平安就是最好的收穫。」為此，她曾在開場前拒絕記者進入表演區，因為在不清楚演出動線的狀況下，輕則影響典禮進行、重則可能遇見突然衝上台的近百名演員，而發生事故。這時候該聽誰的？由誰指揮？「這一條線你要怎麼去踩？這是我的專業。我們常常在說，舞台監督的重要性，在於製作方花了這麼多錢，這個職務就是為了確保你所花的錢，可以盡量展現出來。」演出人員的安全、觀眾的安全，甚至觀禮貴賓的安全，雖然不全要她負責，所有場地設施、舞台機關也得乖乖配合國安單位檢查，即使只有一個遺憾，都會毀了所有努力。
至今，我們仍能在網路上、在像這樣的文章中或相關的報導裡，看見曾經舉行的典禮資料照和影像片段，大型活動演出有其歷史意義與價值，除了現場觀眾的見證，得以永久流傳的是這些珍貴的畫面，這也是楊淑雯所思考的優先順序之一，「在劇場會以現場觀眾為主，這樣的大型活動不能只思考現場，因為是一個晚上的演出，要如何永流傳，我必須保障導播組的工作。」舞監組必須和導播組密切合作，導播組也得從導演組那裡了解表演的重心何在，鏡頭該對準哪裡，即使現場技術卡關、沒有達到預期的舞台效果，只要人員一切安全、不影響接下來的流程，導播只須把畫面轉開，舞監也能繼續演出，這些都是可能出現的狀況，必須臨場解決的問題。
如此大型演出，對於創作者而言，是一生難得幾次的經驗，然而也正如希臘神話中只顧高飛而燒去了翅膀的伊格洛斯一樣，一心飛翔的同時，也得先詳讀人造翅膀的說明書，知道了耐熱極限、想想該往哪裡飛去，才有機會成為人們眼中欽羨、心中銘刻的奇景。
