平心而論

重生的喜悅

面對這一連串的辯論,我其實還想插話:「我們每一場活動都會事後用照片做人數確認?參與人數較少的活動可能可以計算出來,幾百人參加的能算出來嗎?」我們的「研究」方式要如何可以精準又省力?但這個項目有必要那麼錙銖必計嗎……

文字|平珩
第313期 / 2019年01月號

面對這一連串的辯論,我其實還想插話:「我們每一場活動都會事後用照片做人數確認?參與人數較少的活動可能可以計算出來,幾百人參加的能算出來嗎?」我們的「研究」方式要如何可以精準又省力?但這個項目有必要那麼錙銖必計嗎……

表演團隊在年底都會特別忙碌,通常秋季製作才進行到接近完成的程度,年底的結案報告,以及下一年的申請案幾乎就要同步送呈了。在這全年度文字出產量最高峰、壓力最大的時候,雖然同事間的對話會充滿炸藥,但大家也都會在「槍林彈雨」的截稿「死期」後,找到「重生」的方向!

常會被辯論的第一項數據就是觀眾人數,明明票房是賣了全滿的場次,怎麼人數統計會有落差?原來行銷寫的是銷售率、行政記的是上座率。觀眾人數好像是該是指來現場觀看的人數,但如果因為臨時有狀況無法前來觀賞,就不能計算成為觀眾嗎?票款也收到了,財務數字上也顯現如此,這能算是幽靈人口嗎?

你算我也算,哪個數字才對?

那我們用售票系統的統計數字該是最準確了吧?但是同事間依舊會有好多的辯論:

「那整體票房倒底是多少?」

「依據可售票數來算是91%,但除去四場專場演出剩下的八場是93%。」

「但八場中有兩百張票是個人贊助弱勢,所以我們對外售票該用七又三分之一場計算?」

「那這七又三分之一場售票率是多少?」

「四場專場是支付了整場票房,但有的現場人數沒有到達滿場,又該怎麼算?」

這些數字,不是為了要挑「最有利」寫進報告,更重要的是釐清票房銷售的策略規劃成果,同時也要為明年計畫定出目標,於是在高張壓力氣氛下,計算機馬不停蹄,前後文的邏輯也不斷地被檢視及調整。

還有一項容易「失準」的數字是有關參與活動的人數統計。每年我們會走訪很多學校舉辦校園示範講座,進入校園前,我們總會為了準備客製化的內容,而需再三確認參與活動同學的年齡層、班數及人數,但事後的統計竟然也會有數字的落差,而不免又有一番來回:

「你們總數計算一個是4,500,一個是4,900,倒底誰對?」

「我是依照公檔記錄填上去的,就是4,900!」

「我是實際去執行的人,去校園就是4,500,來舞團參訪的是544!」

「所以活動總人數加起來該其實是超過5,000?麻煩再核對一下數字!」

「落差是來自有些活預訂參與人數與實際參與人數不同,我事後用團體合照一一計數,所以修改了其間的落差!」

「妳什麼時候在公檔修改統計的?改的時候有沒有人知道?以後統計是否可以定時記錄?要修改時大喊一聲,有沒有人要再補資料,好嗎?大家互相協助進展就會順利,不然幾十場活動左算右算,真的很累人!」

「那期中報告已出去的數字就有些誤差了,現在期末報告要不要修正?」

「是多報還是少報了?少報就算了吧,修改不是顯現我們之前不夠嚴謹?」

「期末報告應該要正確啊!少報又不是澎風,現在當然要撥亂反正!」

討論也辯論,有了新的領悟

面對這一連串的辯論,我其實還想插話:「我們每一場活動都會事後用照片做人數確認?參與人數較少的活動可能可以計算出來,幾百人參加的能算出來嗎?」我們的「研究」方式要如何可以精準又省力?但這個項目有必要那麼錙銖必計嗎……

每回無論辯方或反方的意見為何,最後大家總會對於新年度的新計畫與新做法,多多少少有了一些新的領悟與重生的喜悅!

 

文字|平珩 舞者不成,專家未滿,藝術行政與教育的手工業者

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